Descrizione
Regolamento d’Istituto per la pubblicazione nell’albo on-line
Art. 1: Oggetto e contesto normativo
1. Il presente Regolamento disciplina la tenuta, il funzionamento e le responsabilità relative
alle pubblicazioni nell’albo on-line del 2^ I.C. “Monaco-Fermi” di Oria che avverranno nel
rispetto dei principi di Pubblicità e di Trasparenza Amministrativa previsti da:
➢ articolo 1, della Legge n. 241 del 07.08.1990 e seguenti modifiche e integrazioni
➢ articolo 32, comma 1, della Legge 18-6-2009, n. 69. che reca disposizioni dirette alla
eliminazione degli sprechi relativi al mantenimento di documenti in forma cartacea
➢ Delibera Anac n. 1309 del 28 dicembre 2016 relativa all’accesso agli atti amministrativi.
2. Il documento che ne scaturisce è tenuto costantemente aggiornato con successive
modificazioni così da costituire un “testo unico” interno in materia di organizzazione della
pubblicità legale.
3. Il presente documento e le successive modificazioni sono resi accessibili all’utenza e a tutto
il personale mediante pubblicazione all’albo ed in Amministrazione Trasparente sezione
“Disposizioni generali / atti generali”
Art. 2: Finalità
La pubblicazione di atti all’Albo on-line è finalizzata a fornire presunzione di conoscenza legale
degli stessi, a qualunque effetto giuridico specifico essa assolva (pubblicità, notizia dichiarativa,
costitutiva, integrativa dell’efficacia, ecc.). Secondo l’art. 32 della L. 69/2009, gli obblighi di
pubblicazione di atti e provvedimenti amministrativi aventi effetto di pubblicità legale sono
assolti con la pubblicazione nella sezione Albo del sito web istituzionale dell’amministrazione. A
decorrere dal 1° gennaio 2011 non esistono altre modalità di conseguire le finalità di pubblicità
degli atti della pubblica amministrazione e non viene riconosciuto alcun valore legale alle
pubblicazioni su eventuali albi cartacei.
Art. 3: Caratteristiche dell’albo
1. Le caratteristiche dell’Albo richieste dalle norme e dalle“Linee guida sulla pubblicità legale
dei documenti e sulla conservazione dei siti web delle PA” elaborate da AGID nel maggio
2016 sono soddisfatte mediante apposito contratto con l’azienda che fornisce il sistema
documentale informatizzato.
2. In particolare il sistema informatico deve:
a. registrare i documenti sequenzialmente e senza soluzione di continuità, con
esclusione di interventi intermedi, anche indiretti, da parte dell’operatore;
b. garantire la sicurezza e l’integrità del sistema stesso, mediante l’adozione di misure
idonee a garantire il ripristino del sistema in caso di disservizi o temporanea
indisponibilità dei dati e dei documenti, in tempi certi compatibili con i diritti degli
interessati e comunque non superiori a sette giorni;
c. consentire il reperimento delle informazioni che riguardano i documenti registrati;
d. consentire l’accesso alle informazioni del sistema da parte di soggetti interessati in
condizioni di sicurezza e nel rispetto delle disposizioni in materia di protezione dei
dati personali;
3. Inoltre l’Albo è realizzato in modo da rispettare i principi di accessibilità, elevata usabilità,
reperibilità, anche da parte delle persone disabili, completezza di informazione, chiarezza di
linguaggio, affidabilità, semplicità di consultazione, qualità, omogeneità e interoperabilità,
così come previsto dall’articolo 53 del Codice dell’amministrazione digitale e dall’art. 6 del
D.Lgs. 33/2013.
Art. 4: Modalità di accesso all’albo on-line
L’Albo deve essere sempre e direttamente accessibile dalla pagina iniziale del sito web
istituzionale, mediante apposito riferimento, anche iconografico, alla “Pubblicità Legale”. La
scuola indica all’utenza, direttamente nel sito, ma anche tramite il personale addetto alle
relazioni con il pubblico, le modalità di accesso all’Albo on-line.
Art. 5: Modalità di pubblicazione all’albo
La pubblicazione di un documento all’Albo può avvenire in forma integrale, per estratto (o “con
omissis”) o mediante avviso.
Art. 6: Atti soggetti alla pubblicazione
1. Sono pubblicati all’albo on-line i documenti previsti dall’ordinamento, da provvedimenti
dell’autorità giudiziaria e quelli dai quali possono nascere diritti, doveri, aspettative o
interessi legittimi di terzi e dalla cui diffusione nei confronti di una indistinta pluralità di
soggetti potenzialmente interessati dipende la loro efficacia.
2. Gli atti che vengono pubblicati possono essere interni all’ente oppure provenire da altri enti
esterni o da soggetti privati in seguito ad esplicita richiesta, motivata a norma di legge.
3. L’elenco analitico delle diverse tipologie di atti e documenti soggetti alla pubblicazione è
esposto nella Tabella I, allegato e parte integrante del presente regolamento. Il suddetto
elenco analitico compare nella pagina iniziale dell’Albo on-line ed è aggiornato almeno una
volta l’anno.
Art. 7: Figure coinvolte nella pubblicazione all’albo
1. Le “Linee guida sulla pubblicità legale dei documenti e sulla conservazione dei siti web delle
PA” elaborate da AGID e diffuse del maggio 2016 prevedono che “le amministrazioni
pubbliche individuino tra i propri dipendenti il responsabile della pubblicazione, che di
norma coincide con il responsabile della gestione documentale”.
2. Il dirigente scolastico, quale rappresentante legale dell’istituzione scolastica, è
responsabile della redazione degli atti e dei documenti dell’amministrazione, della loro
conservazione e della loro pubblicazione nel sito web e all’albo on-line in particolare ed
assume così l’incarico di responsabile della pubblicazione.
3. Per esigenze organizzative derivanti dalla ridotta dimensione dell’ente, il personale che è
responsabile del procedimento o che, per conto del responsabile, redige atti e documenti è
autorizzato alla pubblicazione all’albo. Il personale che può procedere alla
pubblicazione all’albo è il seguente:
a) Il dirigente
b) Il direttore dei servizi generali e amministrativi
c) Gli assistenti amministrativi
d) I collaboratori del dirigente
e) L’animatore digitale
Nella tabella I sono indicati, per ciascun documento ad obbligo di pubblicazione il rispettivo
incaricato della pubblicazione, ed in Tabella II sono precisate, per ciascun incaricato
della pubblicazione i documenti di propria competenza.
Art. 8: Compiti e responsabilità
Gli incaricati della pubblicazione devono:
a. Redigere i documenti e gli atti di propria competenza garantendo la qualità delle
informazioni (art. 14) e la tutela dei dati personali secondo le disposizioni del
Regolamento UE 679/2016 (artt. 16 e 18)
b. Formare i documenti oggetto di pubblicazione nel rispetto del D. Lgs 82/2005 (art.
15)
c. Pubblicare tempestivamente all’albo i documenti di propria competenza.
d. Assicurarsi che all’albo siano chiari e ben visibili per ciascun documento:
a) il numero di protocollo generale;
b) la data di pubblicazione;
c) la descrizione o l’oggetto del documento;
e. Indicare già al momento della pubblicazione la data alla quale il sistema, scaduti i
termini, provvederà a rendere inaccessibile il documento
f. vigilare sulla rispondenza delle caratteristiche del servizio fornito dall’albo on-line a
quelle previste dalle norme, richiamate e puntualizzate dalle citate “Linee guida”
emanate da AGID, e ricordate all’art. 3 commi 2 e 3 del presente regolamento.
Art. 9: Atti non soggetti alla pubblicazione
1. Gli incaricati pubblicano all’albo solo i documenti che ricadono negli elenchi delle Tabelle I e
II
2. Se ad un incaricato sembra necessaria la pubblicazione di un documento non compreso
negli elenchi delle Tabelle I e II, egli sottopone un quesito al dirigente. Finché il dirigente
non fornisce risposta, il documento non è soggetto a pubblicazione.
3. In caso di autorizzazione alla pubblicazione il dirigente valuterà se apportare una modifica
alle tabelle I e II che consenta per il futuro la pubblicazione del documento in questione.
Art. 10: pubblicazione in Amministrazione Trasparente
I documenti la cui pubblicazione all’albo è disposta dal presente regolamento dovranno essere
pubblicati anche in Amministrazione Trasparente, se previsto dalla normativa, qualora
sussistano degli obblighi di trasparenza imposti dal D. Lgs 33/2013. Per la pubblicazione di atti,
documenti ed informazione in Amministrazione Trasparente dovrà essere osservato l’apposito
regolamento emesso dall’Istituto.
Art. 11: Durata della pubblicazione
1. Il periodo di pubblicazione è di quindici giorni interi e consecutivi, salvo termini diversi
previsti da norme speciali. Il computo dei giorni inizia dal giorno successivo alla data di
pubblicazione. Se l’ultimo giorno coincide con un giorno festivo, il termine di pubblicazione è
prorogato al primo giorno lavorativo utile.
2. Per i propri documenti e con provvedimento espresso, le amministrazioni pubbliche possono
stabilire periodi più brevi fino a cinque giorni o periodi più lunghi fino a sessanta giorni.
3. Durante il periodo di pubblicazione è vietato sostituire e/o modificare, informalmente, il
contenuto dei documenti ma le eventuali modifiche apportate devono risultare dallo stesso
documento sostituito o modificato ovvero da altro atto allegato allo stesso. Di norma il
termine di pubblicazione ricomincia a decorrere ex novo dalla data dell’avvenuta
sostituzione o modifica.
4. L’Albo on-line deve essere accessibile in tutti i giorni dell’anno, salvo interruzioni
determinate da cause di forza maggiore.
5. Alla scadenza dei termini gli atti già pubblicati non sono più visionabili per garantire il
“diritto all’oblio” dei soggetti coinvolti. Il diritto all’oblio è altresì garantito da misure
tecniche che impediscono l’indicizzazione dei contenuti nei motori di ricerca.
Art. 12: Registro degli atti pubblicati
Tutti i documenti inseriti sono numerati in ordine cronologico in base alla data e l’ora di
inserimento nell’albo. Il numero progressivo univoco per anno viene generato automaticamente
dal sistema. Tutto ciò che dovrà essere affisso all’albo deve essere protocollato. A tal fine le
circolari di servizio recanti atti da pubblicare all’albo vanno protocollate.
Art.13: Integralità della pubblicazione
Gli atti sono, fatto salve parti omesse per rispetto della privacy, pubblicati nel loro integrale
contenuto, comprensivo di tutti gli allegati.
Art. 14: Qualità delle informazioni
1. Deve essere garantita la qualità delle informazioni pubblicate all’albo assicurandone
l’integrità, il costante aggiornamento, la completezza, la tempestività, la semplicità di
consultazione, la comprensibilità, l’omogeneità, la facile accessibilità, nonché la conformità
ai documenti originali in possesso dell’istituto, l’indicazione della loro provenienza e la loro
riutilizzabilità.
2. L’esigenza di assicurare adeguata qualità delle informazioni diffuse non può, in ogni caso,
costituire motivo per l’omessa o ritardata pubblicazione dei dati, delle informazioni e dei
documenti.
Art. 15: Formato dei documenti
1. Sono pubblicati all’albo:
a. documenti informatici nativi, in formato pdf, sottoscritti con firma digitale
b. documenti informatici in copia per immagine: in questo caso occorre sia pubblicata
anche la dichiarazione di conformità sottoscritta con firma digitale, in armonia con
quanto previsto dal DPCM 13 novembre 2014; il documento è trasmesso al
Responsabile anche in formato testuale, in armonia con quanto previsto dalla legge
9 gennaio 2004, n. 4 e dalla Circolare AgID 61/2013;
c. documenti informatici contenenti copie o avvisi o estratti sottoscritti con firma
digitale in armonia con quanto previsto dal DPCM 13 novembre 2014.
2. Il responsabile della pubblicazione si accerta della validità del certificato di firma digitale sui
documenti pubblicati durante l’intero periodo di pubblicazione. I documenti con certificato
scaduto o revocato sono annullati e sostituiti da un documento con certificato di firma
valido, aggiornando senza ritardo l’Albo e dando evidenza del collegamento fra i due
documenti.
Art. 16: Garanzie di riservatezza nella redazione degli atti
Nel predisporre le proposte di deliberazione, le determinazioni ed ogni altro atto destinato alla
diffusione mediante pubblicazione sul sito internet dell’Istituzione Scolastica, il personale che
genera l’atto deve attenersi scrupolosamente ai principi della necessità e proporzionalità delle
informazioni concernenti dati personali fornite dall’atto, nel pieno rispetto della legge sulla
Privacy. Per necessità e proporzionalità si intende che chi genera l’atto deve indicare nello
stesso, solo ed esclusivamente quelle informazioni che possono essere ritenute rilevanti ed
indispensabili al fine della comprensione della fattispecie e della congruità della motivazione ed
al fine di consentire agli eventuali interessati e contro interessati all’atto, la conoscenza
necessaria e sufficiente per esercitare, rispettivamente, la funzione di controllo e la tutela dei
propri diritti e/o interessi legittimi.
Art. 17: Annullamento di una pubblicazione all’albo
Con adeguata motivazione, il responsabile della pubblicazione può richiedere al dirigente
scolastico l’annullamento di una pubblicazione. I documenti annullati devono essere compresi
nel Repertorio di pubblicazione.
Art. 18: Rispetto della normativa sulla privacy
1. La pubblicazione degli atti all’albo, salve e impregiudicate le garanzie previste dalla legge 7-
8-1990, n. 241 in tema di accesso ai documenti amministrativi, avviene nel rispetto della
tutela alla riservatezza dei cittadini, secondo quanto disposto dal decreto legislativo 30-6-
2003, n. 196 e Regolamento UE 679/2016, in materia di protezione dei dati personali.
2. L’accesso agli atti pubblicati all’Albo on-line dovrà essere consentito in modalità di sola
lettura, al fine di evitare che gli stessi possano essere modificati o cancellati dallo spazio
“web”. Potranno essere scaricabili dall’Albo on-line gli atti pubblicati in un formato
elettronico tale da impedire qualsiasi alterazione del medesimo.
3. Le modalità di pubblicazione all’Albo on-line degli atti e documenti contenenti dati personali,
devono avere caratteristiche di sicurezza ed inviolabilità conformi alle misure previste
dall’art.51 del D.Lgs. n° 82/2005.
4. La pubblicazione di atti all’Albo on-line, costituendo operazione di trattamento di dati
personali, consistente, nella diffusione degli stessi dati, deve essere espletata nel rispetto
delle specifiche norme previste dal Regolamento UE 679/2016 e dal D.Lgs 196/2003:
• tutti i dati personali possono essere oggetto di una o più operazioni di trattamento
purché finalizzate allo svolgimento di funzioni istituzionali e nel rispetto dei
presupposti e dei limiti previsti dal D.Lgs. 196/2003, dal Regolamento UE
679/20176, da ogni altra disposizione di legge o di regolamento, dai provvedimenti
del Garante per la privacy (vedere anche la deliberazione n° 17 del 19.04.2007
“Linee guida in materia di trattamento di dati personali contenuti anche in atti e
documenti amministrativi effettuato da soggetti pubblici per finalità di pubblicazione
e diffusione sul web”).
• sono da rispettare i principi di necessità e di proporzionalità dei dati personali diffusi
rispetto alla finalità della pubblicità giuridica o notificativa che con la pubblicazione si
persegue;
• la diffusione dei dati sensibili e giudiziari è lecita se la stessa sia realmente
indispensabile e pertinente rispetto al contenuto del provvedimento e non eccedente
rispetto al fine che con esso si intende perseguire, in conformità all’apposito
Regolamento per il trattamento dei dati sensibili e giudiziari approvato con Decreto
Ministeriale n. 305 del 7 Dicembre 2006;
• i dati sensibili e giudiziari possono essere oggetto di diffusione, soltanto se tale
operazione di trattamento sia prevista da una norma di legge o dall’apposito
Regolamento approvato dal Ministero della P. I. già citato;
• i dati idonei a rivelare lo stato di salute non possono mai essere diffusi;
• i dati personali diversi dai dati sensibili e giudiziari possono essere oggetto di
diffusione se siffatta operazione di trattamento sia prevista da una norma di legge o
di regolamento;
Art.19: Accesso agli atti
1. Al contenuto integrale degli atti sarà comunque consentito l’accesso da parte dei
soggetti titolari di un interesse diretto, concreto e attuale, corrispondente ad una
situazione giuridicamente tutelata e collegata al documento al quale è richiesto l’accesso
come previsto dall’art. 22 della legge n° 241/1990 e dall’art. 2 del D.P.R. n° 184/2006.
2. Il contenuto degli atti potrà essere consentito secondo quanto previsto dall’art. 5,
commi 1 e 2 del D. Lgs 33/2013 (accesso civico semplice e generalizzato).
Art. 20: Entrata in vigore
Il presente regolamento entra in vigore in data
Autori
Personale scolastico